Ny udbudslov rummer (for) mange tidsler

Et prisværdigt ønske om at samle og forenkle udbudsreglerne har desværre på flere områder gjort ondt værre. Efter 22 udvalgsmøder afgav Udbudsudvalget i slutningen af 2014 betænkning – enstemmigt. Og loven står nu til – hvis folketingsvalget ikke kommer før – at træde i kraft 1. oktober 2015.

Det skulle være så godt og så er det faktisk skidt.

Konkurrenceudsættelse af offentlig virksomhed er et fremragende instrument til at skabe lønsomhed, innovation og fokus på de rette prioriteringer. Personligt har jeg gennem de seneste 27 år medvirket til at frigøre adskillige milliarder kr. – uden at kvaliteten gik fløjten. Udbudsinstrumentet giver et sundt ”drive”, og potentialet er fortsat meget stort.

Omvendt er tidligere tiders fokus på ”det gode købmandsskab” nu vendt til hysterisk juridisk pedanteri til stor glæde for en voksende rådgiver- og advokatindustri. Derfor havde jeg store forventninger til en ny fleksibel udbudslov med fokus på ”købmandsskabet”. Men der er desværre for mange ”tidsler” – enkelte kan koste det offentlige milliarder af kroner.

Eksempler på tidsler

Aftaler skal hæves

I de nuværende regler kan Klagenævn for Udbud i en periode efter tildelingen (standstill) annullere en beslutning om at tildele en offentlig opgave. Med de nye regler er Ordregiver (Stat, Kommune, Region) som hovedregel forpligtet til at annullere kontrakten selv efter standstill perioden. Det betyder, at et byggeri, der er kommet godt i gang skal stoppes, hvis en forsmået tilbudsgiver får medhold et år efter opgaven gik til konkurrenten. Kommunen skal ligeledes – som hovedregel – annullere den eksterne drift af plejehjemmet – efter alle medarbejderen er overdraget til leverandøren, IT aftalen skal hæves efter et stort forbrug af udviklingstimer osv.

For at begrænse de potentielt enorme erstatningskrav til de valgte leverandører, der får hævet deres aftaler, bliver alle offentlige myndigheder nød til at indlægge exitklausuler i kontrakterne. Det vil give en betydelig aftaleretlig usikkerhed, som igen lægges oveni tilbudsprisen. Vi taler om merpriser på flere milliarder kr.

Værdien ved begrænset udbud svækkes

Allerede på det tidspunkt, hvor udbuddet annonceres skal udbudsmaterialet kunne rekvireres. Lyder umiddelbart fint. Men det betyder at reglerne om begrænset udbud de facto undermineres, fordi arbejdet med udbudsmaterialet sker sideløbende med valg af tilbudsgivere.

Evalueringsmetoden skal lægges frem i udbudsmaterialet

Igen lyder det umiddelbart som en fornuftig ordning – men er desværre uigennemtænkt. For at kunne skalere point for ”pris”, skal den offentlige myndighed være ekstrem god til forudsige markedsprisen, når prisen skal skaleres i en formel i udbudsmaterialet. Mine erfaringer viser, at ethvert forsøg på at angive ”normpriser”, targetpriser”, udløser negative relationer mellem tilbudsgiver og offentlig myndighed, og fordrejer udbudskonkurrencen.

Staten kan købe opgaver af sig selv – uden udbud

Nu indrømmes der en utvivlsom adgang til at statens mange forgreninger af leverandørvirksomheder kan købe ind hos hinanden – uden udbud.

Tilbudslovens regler for byggeanlæg kommer ikke med i loven. Det samme gælder hele forsyningsområdet.

Hvorfor ikke samle alle udbud i en lov? Særligt når opgaven bestod i at ”samle, forenkle og forene”….også på forsyningsområdet er der rigtig mange aktører, der har brug for klarhed.

Muligheden for at lave udbud med supplerede delydelser begrænses
Ideen med supplerede delydelser er, at man som køber ønsker at kvalificere sit forbrugsvalg. Altså om man f.eks. ønsker træ- eller betongulv. Den slags åbne udbud begrænses/besværliggøres.

Jeg fornemmer bestemt de gode intentioner i den nye udbudslov, og der er også flere rigtige gode forslag, herunder bedre muligheder for udbud efter forhandling, men de store vindere bliver med sikkerhed (os) rådgivere.

Ny udbudslov

Den kommende udbudslov åbner op for en række tiltag, der mindsker formalismen og forøger muligheden for dialog og selv tilrettelagte udbudsforløb (light-regimet), og lovudkastet giver ordregivere en større fleksibilitet i forbindelse med “sociale” indkøb.

Det intelligente udbud på ældreområdet

Grebet rigtigt an rummer Servicelovens regler om udbud på ældreområdet endog meget store kommercielle og praktiske muligheder. Grebet forkert an – masser af spildt tid, kontraktusikkerhed og kostbare udbudsforløb.

Den kommende § 83 a i Serviceloven vedrørende rehabiliteringsplaner kan være afsættet for en hel ny styringsmodel, hvor I skaber sammenhæng mellem “effekt” og “betaling”. I udbudssammenhæng kan kommunen opnå en ny – og lønsom – dimension.

§ 83 a. Kommunalbestyrelsen skal tilbyde et korterevarende og tidsafgrænset rehabiliteringsforløb til personer med nedsat funktionsevne, hvis rehabiliteringsforløbet vurderes at kunne forbedre personens funktionsevne og dermed nedsætte behovet for hjælp efter § 83, stk. 1.

NB Consult har netop afsluttet 10 frit valgsudbud på ældreområdet.

Erfaringerne har generelt været positive, selvom ønsket om ”lav pris” og mange valgmuligheder rummer et dilemma.
Går I med lignende overvejelser om at optimere jeres styring og økonomi på ældreområdet, så vil vi være gerne være jeres garanter for at projektet ikke løber af sporet, overholder udbudsreglerne, og at procesomkostningerne holdes i kort snor.

Vi er specialister i udbud, offentlige-private selskabsetableringer, partnering, og konkurrenceudsættelse i øvrigt af offentlig virksomhed. Herudover rådgiver vi om alternativer til gængs udlicitering, og kan evt. bistå ved udarbejdelse af eget bud, (priskalkulation) interne kontrakter osv. Vi er garanter for at jeres procesomkostninger ikke – som desværre ses flere og flere steder – løber løbsk.

Når det gælder udbud har vi næsten vendt hver en sten, og ved præcist, hvor potentialet, de ømme tæer, og mulighederne er gemt.

Socialt medansvar

Fra 1. januar 2014 gælder nye skærpede krav om socialt medansvar ved udbud. Den såkaldte “Følg eller forklar lov” er gældende fra årsskiftet.

Udviklingen i landets kommuner går i fortsat retning mod stadig mere regulering af området. Overordnet set kan kommunerne – baseret på mine erfaringer – deles op i tre kategorier.

1. Kontraktrelationen er båret op af frivillighed – og ingen styring udover lovens, herunder ”følg og forklar-Loven” om konkretisering af uddannelsesforpligtigelser og lign. Kommunen har et ”arm længde princip” til al løndannelse.

2. Kontraktrelationen er båret op af minimumskrav (ikke dårligere løn for overdragede medarbejdere) og klare målsætningsformuleringer.

3. Maksimal styring – hverken dårligere løn (for overdragede og kommende medarbejdere) eller ansættelsesforhold.

Der er grund til at tage reguleringen af det sociale medansvar alvorligt. Temaet rummer mange udbudsretlige, juridiske og kommercielle aspekter, og p.t. udsætter mange kommuner sig for unødig risiko grundet dårlig/svag regulering.

Gode råd

Det kan lyde paradoksalt, men det er min erfaring, at der ikke nødvendigvis er en klar sammenhæng mellem procesomkostninger og udbudsforretningens succes. Og det paradoksale består i, at det faktisk er omvendt: jo flere penge i proces, jo dårligere resultat.

Hvorfor?

Køber skal selvfølgelig have det Køber har bestilt. Men Køber skal købe på en måde, der forløser energi, gode og kreative løsninger hos Sælger…..ikke klonløsninger (af Køber selv), og stereotyper.

Gode råd ved valg af rådgiver

Råd 1.

Det aller første Køber bør vurdere: har rådgiveren en dyb, tilbundsgående viden om markedet? Har man ikke denne viden om markedet, så kan man ikke forløse de bedste udbudsløsninger. Så enkelt er det.

Det er en uhensigtsmæssighed ved udbudsforretninger, at der i dag optræder stadig flere paradigmeryttere, der tankeløst bruger udbudsparadigmer udfra devisen, at det er kontraktjuraen der er afgørende. Om det er bleer, IT eller genbrugshjælpemidler, det er underordnet. De har svært ved at rådgive kommercielt fornuftigt.

Råd 2.

Keep it simpel

10 vilde heste forsøger i mange udbudsforretninger at skubbe i hver sin retning. Væk fra det aftalen, købet, egentlig handler om.

I denne skov af særinteresser, kan det være pragtfuldt at være rådgiver. Mulighederne for at tjene penge af nærmest uanede. Et par ambitiøse politikere, der vil have notater om dette eller hint, masser af drøftelser om point, evalueringsmodeller, tildelingskriterier, delkriterer, sanktionssystemer, kvalitetsopfølgning, innovationspartnerskaber, mekanismer ved misligholdelse, præsentation af diverse kendelser fra Klagenævnet For Udbud (den bedste indtjeningsgenerator) osv.

Og i al ubemærkethed bevæger vi os væk fra det udbuddet egentlig handler om: f.eks. god borgernær service. Køber bliver pelset..særlig hvis rådgiver har mange sektorafdelinger, der fodres med diverse emner af mere eller mindre vidtløftig karakter. (Et ”fabriksnotat” om en lille perifært emne kan nemt koste 3500 kr ex moms x 20 timer= 250 hjælpehjælpertimer i dagstiden).

Råd: Keep it simpel – og bevar fokus på købets kerne. Få rådgiver til at lave en konkret tidsplan, og hold ham fast herpå!

Råd 3.

God stemning i udbudsmaterialet/kontrakten. Kald mig bare naiv, når jeg påstår, at det er i alles interesse, når udbudsmaterialet/kontrakten bygger på god ”karma” (tillidsfuld undertone). I dag er der ved mange udbud allerede krisestemning, før tilbudsfristens udløb. Såvel Køber som Sælger hyrer advokater, som ofte har en interesse i at der skabes konflikter undervejs, og efter udbuddet. Taberne er alle andre (end rådgiverne).

Råd 4.

Rådgivere kommer og går. Derfor er det en god ide at ansvarliggøre egen organisation. En dygtig god intern prrocesleder er guld værd.

Det er vigtigt at Køber skærer igennem, fastsætter rammer, og prioriterer den politiske proces med fokus på det væsentlige. Forskellen kan være markant lavere procesomkostninger: 1000 hjælpehjælpstimer fremfor 10.000 timer.

NYHEDSBREV 2

”Hva holder jer tilbage?”

20 % i besparelser af 200 mio. kr. år efter år…..

En dansk gennemsnitskommune kan via udbud frigøre masser af penge, år efter år. Et kvalificeret gæt for en gennemsnits dansk kommune på 45. 000 indbyggere lyder på 20 % af 200 mio. kr. år efter år. Det kan NB Consult ApS dokumentere på basis af allerede gennemførte projekter. Se nedenfor.

Ofte kan vores konsulentindsats finansieres via diverse puljemidler, så hvad er det, der holder jer tilbage…..?

Nuvel, der kan være bøvl med medarbejderne, faglige organisationer, politiske grupperinger, pårørende, pressionsgrupper osv….men forbavsende hurtigt opnås en konsensus, et fælles udgangspunkt for den fremtidige organisation.

Eksempler

Frit valgs ordningen optimerer ikke lønsomhedseffekter. Men grebet rigtig an, kan der frigøres betydelige ressourcer. Nogle kommuner har dog formidabel styring med lavt omkostningsniveau.

Plejehjem/genoptræningscentre,20 – 25 % Betydelig positiv indvirkning på styrings set up.

(Genop)træning efter såvel Sundhedsloven og Serviceloven
20-40 % Området er p.t. ustyret med svag fokus på resultatmål, og styrings set up.
Energistyring – ESCO samarbejde
Begrænsning af energiforbrug (el, vand og varme) 25 -30 %Gratis implementering, og gevinsten tilflyder 100 % kommunen efter 6 år
”Det grønne” 15-30 %
Mad/køkkendrift/kantine 20-25 %. 70 % af kommunerne betaler for meget.
Rengøring 25 %
Vikarydelser indenfor sundhedssektoren 20 %
Aktivering/revalidering/sygedagpenge 20-40 % Svag intern styring
Genbrugshjælpemidler 10-30 % Svag intern styring
Transport 10-30 % Svag intern styring
Specialskoler 20-35% Massivt behov for fokus på betaling contra effekt
Fortløbende indkøbsopgaver: 10-20 % Stor forskel fra kommune til kommune.

Lad det komme an på en prøve…..? kontakt os på telefon 45934190.